La Secretaría General estableció medidas temporales para garantizar la continuidad en la atención de requerimientos y evitar el vencimiento de términos mientras se restablece el funcionamiento de la plataforma Orfeo.
La Alcaldía de Pasto, a través de la Secretaría General, informa a los servidores públicos, contratistas y ciudadanía en general que, debido a las fallas técnicas que presenta el sistema Orfeo, se implementaron medidas de contingencia para garantizar la continuidad en la recepción, atención y trámite de comunicaciones y requerimientos.
Mientras se adelantan las acciones necesarias para restablecer el sistema, las dependencias deberán dar prioridad a los requerimientos urgentes, aquellos cuyos términos legales ya se encuentren cumplidos y las solicitudes judiciales que tengan plazos urgentes.
Atención de requerimientos urgentes
Los requerimientos urgentes deberán ser atendidos por la dependencia competente a través de su correo electrónico institucional, mientras Orfeo permanezca fuera de servicio. Una vez restablecido el sistema, cuando corresponda, deberá realizarse el registro en la plataforma y conservarse como soporte la respuesta enviada y la evidencia del correo utilizado, garantizando así la trazabilidad de la gestión.
Tutelas y requerimientos judiciales
Para las acciones de tutela, requerimientos de despachos judiciales y demás solicitudes con términos de respuesta de pocas horas, la Unidad de Correspondencia remitirá la documentación al correo institucional de la dependencia competente y asignará un número de radicado manualmente.
La dependencia responsable deberá atender inmediatamente el requerimiento, haciendo referencia al número asignado y realizando seguimiento permanente a sus correos institucionales. También deberá conservar los documentos, correos y demás evidencias relacionadas con la gestión.
Recepción de correspondencia y solicitudes
Durante la contingencia, la Unidad de Correspondencia recibirá correspondencia física en el horario de 8:00 a.m. a 11:30 a.m.
De igual manera, continuará recibiendo solicitudes y comunicaciones a través del correo
Estas serán radicadas y direccionadas a las dependencias correspondientes una vez se restablezca el funcionamiento de Orfeo. Por lo anterior, se aclara que la recepción de una comunicación durante la contingencia no implica su radicación inmediata en Orfeo.
Atención y seguimiento por parte de las dependencias
Todas las dependencias deberán realizar una revisión permanente de sus correos institucionales, debido a que este medio será utilizado para remitir requerimientos urgentes, acciones de tutela, solicitudes judiciales y demás comunicaciones que requieran atención dentro de términos específicos.
Asimismo, deberán conservar los correos, respuestas, archivos adjuntos, capturas de pantalla y demás evidencias generadas durante este periodo.
Restablecimiento del sistema
Una vez se restablezca el funcionamiento normal de Orfeo, la Secretaría General informará oportunamente a las dependencias y a la ciudadanía. A partir de ese momento, se retomará el procedimiento habitual de recepción, radicación, direccionamiento, trámite y respuesta a través del sistema.
Estas medidas son de carácter temporal y permanecerán vigentes mientras continúe la indisponibilidad de la herramienta.
La Administración Municipal agradece la comprensión y colaboración de todos sus funcionarios durante este periodo de contingencia, cuyo propósito es garantizar la continuidad del servicio y la atención oportuna de las solicitudes y requerimientos.
Consultar aquí la Circular 008 del 21 de septiembre de 2026.